Full policy

(For English version please see below.)

1. Einleitung

Die Lernplattform Moodle ist ein zentraler internetbasierter Dienst der Jade Hochschule. Sie dient der Organisation und Unterstützung der Präsenzlehre durch die Bereitstellung von Funktionen zur Information, Kommunikation, Zusammenarbeit und zum selbstständigen Lernen und Studieren. In dieser Datenschutzerklärung stellen wir dar, wie Ihre Daten in Moodle verarbeitet werden, welche Rechte Sie haben und wer Ihre Ansprechpartner/innen sind. 

Indem Sie die Lernplattform nutzen, werden persönliche Daten über Sie gespeichert. Dazu gehören Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, welche Kurse Sie nutzen und was Sie wann z. B. in diesen Kursen im Forum beigetragen haben. Leistungsergebnisse aus den Kursen (z. B. Ergebnisse aus Moodle-Tests/Quizzes) werden ebenfalls gespeichert.

Die meisten Daten werden von Ihnen selbst eingegeben. Daher kennen Sie diese Daten bereits. Andere Daten entstehen durch Bewertungen bei Tests und Aufgaben entweder automatisiert oder durch Dozierende.

Wir stellen sicher, dass nur die Personen Zugriff auf diese Informationen erhalten, die diesen Zugang unbedingt benötigen. Personenbezogene Daten werden vertraulich behandelt gemäß den rechtlichen Vorgaben.

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung sind die Datenschutzgrundverordnung der EU, das Bundesdatenschutzgesetz, das Landesdatenschutzgesetz des Landes Niedersachsen sowie die IT-Nutzungsordnung der Jade Hochschule.

Wir werden die verarbeiteten Daten nur zu den unten angegebenen Zwecken verwenden. Diese Datenschutzerklärung können Sie jederzeit in Moodle nachlesen.

2. Verarbeitete Daten

2.1 Bestandsdaten und Inhaltsdaten

Für die Teilnahme an Moodle werden persönliche "Bestandsdaten" von Ihnen erhoben und in einer Moodle-spezifischen Datenbank gespeichert, darunter mindestens die Pflichtangaben Vorname, Name, Hochschul-E-Mail-Adresse, Benutzername und Matrikelnummer. Ohne diese Daten kann kein Moodle-Account eingerichtet werden. Darüber hinaus können Sie freiwillig weitere Angaben in einem „persönlichen Profil“ hinterlegen und abgestuft beeinflussen, welche dieser Daten für andere an Moodle Teilnehmende sichtbar sind.

Moodle ermöglicht es Ihnen zudem, unter Ihrem Namen "Inhaltsdaten" wie Beiträge in Foren, Chats, Wikis etc. zu veröffentlichen und Dateien für andere Teilnehmende zum Abruf bereitzustellen.

2.2 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung von Moodle werden Ihre Beiträge und Aktivitäten in Protokolldateien des Webservers sowie der Moodle-Software gespeichert, soweit das für die individualisierten Funktionalitäten in Moodle erforderlich ist. Weder Lehrende (z.B. in der Rolle "Teacher"), noch andere Teilnehmende (z.B. in der Rolle "Student") haben Zugriff auf diese Nutzungsdaten. "Kursverantwortliche" haben Zugriff auf aggregierte, nicht personalisierte Aktivitätsübersichten zu Zwecken der Lehre, der Lehrorganisation und der Lehrerfolgskontrolle im betreffenden Kurs. Dargestellt werden hier persönliche Beiträge zu Aktivitäten wie Foren, Wikis oder Aufgaben. Diese Daten dürfen ausschließlich für Lehrzwecke verwendet werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und die Datenverarbeitung vor dem Hintergrund des Prinzips der Datensparsamkeit in angemessenem Verhältnis zu dem mit ihr verbundenen Zweck steht.

3. Löschung

Die Nutzungsdaten aus der Teilnahme an Kursen werden bis zur Löschung des jeweiligen Kurses gespeichert (nach Semesterende). Ergebnisse aus Tests, Lernpaketen oder Aufgaben und Daten zum Abschluss von Kursen werden höchstens bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

Ihren Moodle-Account mit den Pflichtangaben können Sie jederzeit mit einer formlosen E-Mail an den Moodle-Support (moodlesupport[at]jade-hs.de) löschen lassen. Sollten Sie Ihren Hochschul-Account zum Einloggen in Moodle verwenden, werden nur die in Moodle gespeicherten Bestandsdaten (d.h. die Daten Ihres persönlichen Profils) gelöscht, nicht jedoch der Hochschul-Account.

Die Einwilligung in die Verarbeitung von über die Pflichtangaben hinausgehenden personenbezogenen Daten kann ebenfalls jederzeit mit einer Mail an den Moodlesupport widerrufen werden. Sie werden mit dem Moodle-Account gelöscht.

Von der Löschung und dem Widerruf ausgenommen sind von Ihnen in Moodle veröffentlichte Beiträge in Foren, Chats, Wikis, Aufgaben etc. bzw. zum Abruf bereitgestellte Dateien. Sie bleiben bis zur Löschung des jeweiligen Moodle-Kurses verfügbar.

4. Verwendung von Cookies

Moodle verwendet zwei Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Webseite auf Ihrem Rechner gespeichert werden.

Ein verwendeter Cookie heißt MoodleSession. Dieses Cookie muß erlaubt sein, damit Ihr Login bei den Zugriffen von Seite zu Seite erhalten bleibt. Beim Abmelden oder beim Beenden des Webbrowsers wird das Cookie automatisch wieder gelöscht.

Ein weiterer eingesetzter Cookie heißt MoodleID. Dieser Cookie speichert den Anmeldenamen im Webbrowser und bleibt auch nach dem Abmelden erhalten. Beim nächsten Login ist der Anmeldename bereits eingetragen. Dieser Cookie dient somit Ihrem Komfort bei der Anmeldung und bleibt dauerhaft auf Ihrem Rechner gespeichert. Der Cookie ist freiwillig. Wenn Sie ihn nicht nutzen, müssen Sie bei jedem Login Ihren Anmeldenamen neu eingeben.

5. Einbindung von Diensten Dritter

Die Einbindung von weiteren IT-Diensten erfolgt auf Grundlage der IT-Nutzungsordnung der Hochschule. Somit sind nur solche Dienste zulässig, die zur Erfüllung der Aufgabe der Hochschule dienen. Die IT-Dienste sind jeweils vom Hochschulrechenzentrum (HRZ) geprüft und freigegeben. Eine Übersicht der freigegebenen IT-Dienste veröffentlicht das HRZ.

6. Weitere Verarbeitung für andere Zwecke

Es ist nicht beabsichtigt, die Daten zu anderen als den oben genannten Zwecken zu verwenden. Bei einer Aktualisierung der Datenschutzerklärung wird erneut Ihre Zustimmung eingeholt.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Folgende Rechte stehen Ihnen gesetzlich zu:

• Auskunft über die Daten, die über Sie gespeichert werden: Wenn Sie sich in Moodle einloggen, können Sie diese Daten selbst einsehen.
• Recht auf Berichtigung von falschen Daten.
• Recht auf Löschung von Daten, die nicht mehr benötigt werden. Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn der Verantwortliche verpflichtet ist, die Daten noch vorzuhalten (z.B. Nachweis von Prüfungsleistungen). Es besteht ebenfalls kein Anspruch auf Löschung, wenn Informationen von Ihnen selbst erfasst wurden und diese im Kontext mit Informationen anderer Nutzer stehen (z.B. Forenbeiträge).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
• Recht auf Widerspruch zur künftigen Verarbeitung der Daten.
• Recht auf Übertragbarkeit der Daten sofern sie nicht aus anderen Gründen geschützt sind.

8. Recht auf Widerruf

Sie haben das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf kann jedoch dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang mehr zur Plattform haben und eine Teilnahme an einem Moodle-Kurs nicht mehr möglich ist.

9. Ihre Ansprechpartner

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Daten nicht rechtmäßig ist, können Sie sich an die verantwortliche Person des Unternehmens, den Datenschutzbeauftragten oder die Aufsichtsbehörde wenden.

9.1 Verantwortliche für die Verarbeitung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die

Jade Hochschule (Hauptanschrift),
Wilhelmshaven/Oldenburg/Elsfleth
Präsident Prof. Dr.-Ing. Manfred Weisensee
Friedrich-Paffrath-Str. 101
26389 Wilhelmshaven

Telefon: 04421-985-0
E-Mail: info[at]jade-hs.de
Webseite: https://www.jade-hs.de/unsere-hochschule/organisation/hochschulleitung/

9.2 Unsere Datenschutzbeauftragten

Herr Dr. Knut Barghorn,
Friedrich-Paffrath-Str. 101
26389 Wilhelmshaven
04421-985-0

Herr Dr. rer. nat. Thomas Brinkhoff
Ofener Str. 16/19, 26121 Oldenburg
Telefon: 0441-7708-0

datenschutz[at]jade-hs.de

9.3 Verarbeitende Stelle

Der Moodlesupport erteilt Auskünfte, falls Sie Fragen oder Hinweise haben:

Frau Sabine Helmke
Telefon: 04421-985-0
E-Mail: moodlesupport[at]jade-hs.de

Moodle wird vom Hochschulrechenzentrum der Jade Hochschule betrieben. Mitarbeiter/innen des Moodlesupports sowie die mit der technischen Administration des Moodle-Systems sowie des Datenbank- und Webservers betrauten Personen haben Zugriff auf alle im System gespeicherten personenbezogenen Daten. Sie dürfen diese Daten ausschließlich insoweit verarbeiten, wie dies zur Gewährleistung des Betriebs von Moodle erforderlich ist

1. Introduction

The Moodle learning platform is an internet-based centralised service provided by the Jade Hochschule. Its purpose is to organise and support classroom teaching by providing information, communication, collaboration, and independent learning and study functions. In this privacy statement, we describe how your data is processed in Moodle, what rights you have and who you can contact.

When using the learning platform, personal information about you is stored. This includes your name and e-mail address, which courses you attend, and what, for example, you have contributed to the forum for these courses. Performance results from the courses (e.g., the results from Moodle tests/quizzes) are also saved.

Most of the data is entered by yourself and is therefore data which is already known to you. Other data is generated through reviews of tests and tasks, either automatically or by lecturers. We make sure that only those who really need it will have access to this information. Personal data will be treated confidentially, in full accordance with legal requirements. The legal basis for processing has its basis in EU Data Protection Regulation, Federal German Data Protection Act and data protection state law of the Federal German state of Lower Saxony, in addition to the IT utilisation regulations of the Jade University.

We will use the data processed solely for the purposes stated below. You can read this privacy policy in Moodle at all times.

2. Data processed

2.1 Inventory data and content data

To participate in Moodle, personal "inventory data" will be collected from you and stored in a Moodle-specific database, including at least the mandatory information of your first name, surname, university e-mail address, username and matriculation number. Without this data, no Moodle account can be set up. In addition, you may voluntarily provide other information in a "personal profile" and influence to what extent this data will be visible to other Moodle participants.

Moodle also allows you to post "content data" under your name, such as posts in forums, chats, wikis, etc., and provide files for other participants to retrieve.

2.2 Utilisation data

When using Moodle, your posts and activities will be stored in log files on the web server in addition to the Moodle software, as necessary for the customised features in Moodle. Neither teachers (e.g., in the role of "teacher") nor other participants (e.g., in the role of "student") have access to this utilisation data. "Course Owners" have access to bundled, non-personalised Activity Lists for the purposes of teaching, teaching organisation, and teacher tracking in their particular courses. This is a place for personal contributions to activities such as forums, wikis, or tasks. Such data may be used for educational purposes only and only to the extent necessary for the performance of the task itself and appropriate to the purposes of data processing as based upon the principles of data economy.

3. Deletion

Utilisation data from participation in courses will be stored until the cancellation of the respective course (after the end of the semester). Results from tests, learning packages, or data concerning course completion will be retained until the expiration of statutory retention requirements.

You can have your Moodle account with the compulsory information deleted at any time by sending an informal e-mail to Moodle support (moodlesupport[at]jade-hs.de). If you use your university account to log in to Moodle, only the inventory data stored in Moodle (that is, your personal profile data) will be deleted, and not the university account itself.

Your consent to the processing of personal data other than the compulsory information can also be revoked at any time by sending an e-mail to Moodle Support. Your data will be deleted along with the Moodle account.

Exclusions from deletion and revocation are posts published by you in Moodle in forums, chats, wikis, tasks etc., or any files made available for retrieval. They remain available until deletion of the respective Moodle course.

4. Use of cookies

Moodle uses two cookies. Cookies are small files that are stored in connection with the use of a website on your computer.

One cookie used is called MoodleSession. This cookie must be allowed in order that your login with access remains granted from one page to the next. When you log out or close the web browser, this cookie is automatically deleted.

The other cookie used is called MoodleID. This cookie stores your login name in the web browser and is retained even after logging out. The login name is already entered at the next login. Thus this cookie is used for convenience during registration and remains permanently stored on your computer. The cookie is voluntary. If you do not use it, you will have to re-enter your username every time you log in.

5. Integration of third party services

The integration of third party services may only take place according to the IT utilisation regulations of the Jade University.

6. Further processing for other purposes

There is no intention to use the data for purposes other than those described above. If the privacy policy is updated, your renewed consent will be required.

7. Your rights as an affected person

You have the following rights:

• Information about the data stored about you: If you log in to Moodle, you can view this data yourself.
  
• The right to correction of false data.
  
• The right to delete data that is no longer needed. There is no right given to delete data if the person responsible is obliged to retain the data (for example, as evidence of examination performance). Also no right to deletion is granted if information has been entered by yourself and this is in the context of other users' information (e.g., forum posts).
• The right to restriction of processing.
  
• The right to object to the future processing of the data.
  
• The right to transferability of the data unless it is protected for other reasons.
  

8. Right of withdrawal

You have the right to revoke consent to future processing of your data. Such revocation can, however, mean that you will no longer have access to the platform and that you will no longer be able to participate in a Moodle course.

9. Your contact persons

If you are of the opinion that the processing of the data is unlawful, you may contact the person responsible at the organisation, the Privacy Officer or the Regulatory Authority itself.

9.1 Responsibility for processing

The parties responsible for general data protection regulation are as follows:

Jade University (main address),
Wilhelmshaven/Oldenburg/Elsfleth
President Prof. Dr.-Ing. Manfred Weisensee
Friedrich-Paffrath-Str. 101
26389 Wilhelmshaven

Phone: 04421-985-0
E-Mail: info[at]jade-hs.de
Website: https://www.jade-hs.de/unsere-hochschule/organisation/hochschulleitung/

9.2 Our data protection officers

Dr. Knut Barghorn,
Friedrich-Paffrath-Str. 101
26389 Wilhelmshaven
04421-985-0

Dr. rer. nat. Thomas Brinkhoff
Ofener Str. 16/19,
26121 Oldenburg
Phone: 0441-7708-0
datenschutz[at]jade-hs.de

9.3 Processing department

Moodle Support provides information, if you have questions or hints:

Ms. Sabine Helmke
Phone: 04421-985-0
E-Mail: moodlesupport[at]jade-hs.de

Moodle is operated by the University Computing Center of Jade University. Employees of Moodle Support as well as those entrusted with the technical administration of the Moodle system including its database and web server have access to all personal data stored in the system. They may only use this information to the extent necessary to ensure the operation of Moodle. 

Full policy

(For English version please see below.)

Rechte und Pflichten

1. Moodle ist die offizielle Lernplattform der Jade Hochschule. Die Vorgaben des Datenschutzes sind entsprechend für diese Plattformfreigabe geprüft und dokumentiert. Daher dürfen Lehrende in ihren Lehrveranstaltungen Moodle einsetzen; in diesen Fällen kann es für Studierende erforderlich sein, Moodle zu nutzen, um die betreffenden Module erfolgreich bestehen zu können.
   
2. Bei der Nutzung von Moodle gelten die datenschutzrechtlichen Rechtsvorschriften und die IT-Nutzungsordnung. Es dürfen keine rechtswidrigen Inhalte eingestellt und Rechte Dritter nicht verletzt werden; dies betrifft insbesondere Urheberrecht und personenbezogene Daten. 
3. "Kursverantwortliche" und andere Rollen mit Bearbeitungsrecht ("teacher") repräsentieren in Bezug auf die im Kurs verarbeiteten Daten die datenverarbeitende Stelle und sind für die Inhalte verantwortlich. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks ist von den Kursverantwortlichen eine Löschung des Kurses beim Moodle-Support zu veranlassen. 
4. Alle Nutzerinnen und Nutzer haben sich vor einer entsprechenden Nutzung von Moodle selbst zu versichern, ob sie damit personenbezogene Daten verarbeiten und ob dies rechtmäßig ist. 
   
5. Wenn Moodle für Daten mit besonderem Schutzbedarf (insbesondere Daten Dritter) verwendet wird, sind diese Daten separat mit einem Passwort zu versehen (z. B. "Einschreibeschlüssel", der Moodlesupport berät Sie gerne).
   
6. Eine Veröffentlichung von Moodle-Kursen zu Präsentationszwecken ist ausschließlich durch das Exportieren der im Kurs enthaltenen Daten ohne Nutzerdaten in einem neuen Kurs zulässig. Personenbezogene Daten sind vor der Veröffentlichung aus den Kursinhalten zu entfernen bzw. zu anonymisieren. Für die Präsentation von Teilnehmerbeiträgen ist die Zustimmung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erforderlich.
   

Rights and obligations

1. Moodle is the official study platform of the Jade University of Applied Sciences. The data protection requirements have been checked and documented accordingly for the platform approval. Therefore, teachers may use Moodle in their courses; in these cases, it may be necessary for the students to use Moodle in order to successfully complete the module in question.
   
2. When using Moodle, data protection laws and IT regulations ("IT-Nutzungsordnung") apply. No illegal content may be stored and the rights of third parties must not be violated; this applies in particular to copyrighted content and to personal data.
   
3. "Course Owners" and other "teacher" roles represent, and are responsible for, the content of the data processed in the course. After expiry of the purpose for processing, those responsible for the course will have to arrange for a cancellation of the course through Moodle Support.
   
4. All users have to make certain before using Moodle whether they are processing personal data and whether this is lawful.
   
5. If Moodle is used for data with special protection requirements (especially third-party data), this data must be provided with a separate password (e.g. "Registration Key"; Moodle Support will be pleased to advise you).
   
6. Publishing Moodle courses for presentation purposes is only permitted without user data included in the course when exporting the data into a new course. Personal data must be removed from the course content before publication or be rendered anonymous. For the presentation of participants' content, their permission is required.